Salah satu penentu berjalan baik atau tidaknya sebuah bisnis ditentukan oleh bagaimana sebuah perusahaan dapat mengelola manajemen keuangannya. Manajemen keuangan menjadi sebuah persoalan penting karena dari sanalah kita dapat melihat bagaimana perkembangan perusahaan serta dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam mengarahkan pertumbuhan nilai dari sebuah perusahaan.

Proses pengeluaran serta pemasukan dapat dikontrol berkat adanya manajemen keuangan. Oleh sebab itu, penting untuk memprioritaskan pengelolaan manajemen keuangan agar tidak terjadi ketimpangan antara besaran nilai pengeluaran atau pemasukan serta dijadikan sebagai bahan untuk mempersiapkan perusahaan dalam menghadapi situasi pasar serta pergerakkan ekonomi yang tidak pasti.

Salah satu cara yang bisa dipilih sebagai poin pendukung dalam menerapkan pengelolaan manajemen keuangan yang baik adalah dengan melakukan strategi petty cash. Petty cash merupakan strategi yang digunakan untuk mengatur penggunaan kas kecil dalam perusahaan.

Pengeluaran terhadap kas kecil seringkali diabaikan karena nilai uang yang dikeluarkan dianggap tidak begitu memengaruhi pengeluaran skala besar bagi perusahaan. Padahal hal tersebut tidak dapat dibenarkan karena pada dasarnya pengeluaran sekecil apapun itu tetap penting apalagi jika frekuensinya berulang kali. Untuk itu, perlu untuk memperbaiki sistem pengeluaran pada kas kecil untuk menghasilkan pendataan yang berguna bagi perusahaan.

Pengertian Petty Cash

Secara sederhana, petty cash dapat diartikan sebagai strategi dalam mengatur pengeluaran kas kecil pada perusahaan yang dilakukan dengan menyiapkan persediaan uang dalam nominal kecil yang nantinya akan dipakai untuk pengeluaran tertentu yang cakupan nilainya tidak sampai dalam jumlah nominal pada pengeluaran kas besar.

Penggunaan kas kecil umumnya sudah ditentukan oleh kebijakan yang diterbitkan oleh perusahaan dan jumlahnya pun dibatasi karena hanya digunakan pada pengeluaran kecil saja. Penting untuk mengatur pengeluaran skala kecil karena hal ini tetap saja akan memengaruhi pencatatan dalam manajemen keuangan. Jika hasil pencatatan tersebut tidak sebanding dengan jumlah dana yang dikeluarkan dan dana tersisa, maka permasalahan baru akan muncul yang  berdampak pada terganggunya kinerja perusahaan.

Tujuan Strategi Petty Cash

1. Untuk menghindari terjadinya suatu hal yang tidak efisien serta tidak bernilai ekonomis secara prosedural saat menghadapi pengeluaran dalam nominal kecil yang dapat terjadi sewaktu-waktu. Untuk itu, perencanaan pengaturan kas dalam skala kecil diperlukan dalam operasional perusahaan, sehingga produktivitas dalam pekerjaan dapat selesai di waktu yang tepat.

2. Sebagai upaya perusahaan dalam melakukan penyediaan kebutuhan bagi pekerjanya untuk menyokong kelancaran dari tiap-tiap kewajiban yang sedang atau akan dikerjakan karena kebutuhan tersebut dapat muncul secara tiba-tiba dan tentunya tidak selalu menjadi bagian dari pengeluaran kas besar.

3. Untuk memberikan kemudahan dalam menyusun pencatatan pada manajemen keuangan, sehingga perusahaan dapat melihat dan mempertimbangkan bagaimana alur penyusunan anggaran dana baru di periode berikutnya, serta pengelompokkan bagi kebutuhan mana yang patut diprioritaskan dan mana yang harus dikurangi jumlah anggarannya.

4. Mempermudah dalam merealisasikan pencairan dana secara instan untuk kebutuhan skala kecil.

5. Sebagai gambaran dalam menghitung pengeluaran dan pemasukan agar perusahaan dapat mengarahkan perkembangan bisnisnya karena dianggap mampu menghindari timbulnya risiko kerugian akibat timbulnya ketimpangan antara pengeluaran serta pemasukan yang dapat mengaburkan kejelasan dari pencatatan dalam manajemen keuangan.

Sistem Pengelolaan Dana Melalui Petty Cash

1. Fluctuating Fund System (Sistem Saldo Fluktuatif)

Sistem saldo fluktuatif merupakan sistem yang menghendaki terjadinya perbedaan nominal saat ini dengan kebijakan pertama atau bisa pula dikatakan dapat berubah-ubah sesuai dengan situasi yang terjadi.  Pada sistem saldo fluktuatif, perusahaan akan menyelenggarakan beberapa tata cara berikut ini:

a. Penyusunan dana petty cash harus dicatat dengan melakukan pendebitan pada rekening dana dalam kas kecil.

b. Dana petty cash yang telah keluar akan melalui proses pencatatan yang dilakukan dengan mengkreditkan dana tersebut sebagai tujuan untuk terjadinya fluktuasi.

c. Dana petty cash yang telah keluar sebetulnya dapat diisi kembali dengan sejumlah dana yang telah disesuaikan dengan melakukan cara yang sama pada tahap awal, yaitu pendebitan pada rekening dana kas kecil. Intinya, pengisian dana pada periode saat ini tidak harus sama nominalnya pada saat dana pertama kali diisi, nominal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan realita yang terjadi pada operasional karena sistem ini lebih bersifat efisien dibandingkan sistem lainnya.

2. Imprest System (Sistem Saldo Tetap)

Pada sistem saldo tetap perusahaan akan melakukan pengisian dana yang nominalnya tetap pada tiap periodenya serta menyesuaikan dengan situasi pada saat dana tersebut diisi pertama kali. Hal ini dilakukan agar perhitungan dari segi pengeluaran atau pun pemasukan dapat lebih mudah dicatatkan. Berapa pun jumlah nominal yang dikeluarkan dalam pengeluaran kas kecil, maka perusahaan wajib untuk melakukan pengisian yang sesuai dengan nominal yang telah dikeluarkan. Pada sistem saldo tetap, perusahaan akan menyelenggarakan beberapa tata cara berikut ini:

a. Penyusunan dana petty cash dilakukan dengan mengumpulkan seluruh bukti transaksi yang melibatkan kas kecil untuk mempermudah pengisian dana. Bukti-bukti transaksi akan dicatat pada pembukuan sementara selama pengeluaran kas kecil belum diisi dengan dana baru.

b. Sebelum dana petty cash diisi akan dilakukan pengecekan kembali untuk memastikan keseluruhan nominal dana yang akan diisi oleh perusahaan. Karena sistem ini bersifat tetap, maka prosedur pengisian harus dilakukan sesuai dengan ketetapan nominal kebijakan awal, tidak dapat diisi dengan dana yang kurang atau pun lebih karena sistem ini memiliki penerapan yang berbeda dari sistem sebelumnya untuk menjaga stabilitas dana.

Penutup

Tiap perusahaan seharusnya mampu untuk melakukan pengelolaan layanan manajemen keuangan yang baik bagi eksistensi perusahaan itu sendiri. Sekecil apa pun nominal pengeluaran yang menggunakan dana perusahaan, harus tetap dicatat karena akan sangat memengaruhi stabilitas dari keuangan perusahaan. Semakin pencatatan dilakukan dengan baik, maka akan semakin mempermudah perusahaan itu dalam mempertimbangkan perencanaan keuangan di masa selanjutnya dan dapat meminimalisir terjadinya ketimpangan antara pemasukan dengan pengeluaran.