Reimbursement merupakan sebuah proses penggantian dana atau uang pada nilai nominal tertentu yang dilakukan dari perusahaan kepada karyawannya.

Kegiatan reimbursement seringkali dilakukan sebagai bentuk klaim atas dana yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan. Namun, setiap perusahaan memiliki kebijakan reimbursementnya masing-masing, mulai dari transportasi, hotel, klaim kesehatan, dan lain sebagainya.

Hal tersebut tentunya dilakukan untuk menjaga stabilitas cadangan dana perusahaan. Oleh karena itu, setiap karyawan biasanya akan memiliki anggaran reimbursement yang berbeda-beda sesuai dengan jabatan dan posisinya.

Pengertian Reimbursement

Dilansir dari situs resmi Investopedia, reimbursement adalah kompensasi yang dilakukan oleh perusahaan atas adanya pengeluaran biaya oleh karyawan yang menggunakan dana pribadinya.

Ketika ada keperluan yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan dan diharuskan menggunakan uang pribadi terlebih dahulu, nanti karyawan dapat mengajukan reimbursement ke perusahaan, di mana secara tidak langsung perusahaan akan memberikan kompensasi uang kepada karyawan dengan beberapa syarat, seperti harus memiliki bukti pembayaran, invoice, dan lain sebagainya.

Tetapi, tidak semua uang karyawan yang telah digunakan sendiri dapat diganti oleh perusahaan. Umumnya setiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri-sendiri terkait hal ini. Untuk itu, setiap karyawan harus dapat memahami kebijakan tersebut ketika ingin mengajukan reimbursement.

Lantas, hal-hal apa saja yang bisa dilakukan penggantian dana dalam proses pengajuan reimbursement? Pada dasarnya, masing-masing perusahaan memiliki kebijakannya mengenai apa saja yang dapat diajukan untuk reimbursement. Namun selain itu, ada beberapa jenis biaya yang biasanya bisa diajukan untuk melakukan reimburse, yakni sebagai berikut :

1. Penggantian Biaya Bisnis

Untuk penggantian biaya bisnis, umumnya dapat diajukan pada perusahaan, di mana hal tersebut dilakukan dalam hal penggantian biaya usaha, misalnya membayar perlengkapan kantor, menggunakan kredit pribadi untuk menghubungi klien, menggunakan tempat persewaan, membayar program pelatihan, dan lain sebagainya.

Selain itu, sertakan juga berbagai data lengkap saat mengajukan reimbursement, seperti total pengeluaran biaya, tanggal pengeluaran, serta keterangan biaya tersebut digunakan untuk tujuan apa.

2. Penggantian Biaya Perjalanan Bisnis

Biasanya, setiap karyawan pada beberapa posisi akan diminta oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan dinas. Jadi, dalam melakukan perjalanan bisnis ini, karyawan tentunya akan dikenakan berbagai biaya, seperti tiket pesawat, akomodasi, dan transportasi selama akan bekerja.

Dalam hal tersebut, tentu dapat mengajukan reimbursement ke perusahaan. Tetapi, perlu diketahui bahwa hanya sebagian perusahaan yang dapat menerapkan jenis reimbursement ini karena ada beberapa perusahaan yang telah memberikan tunjangan transportasi kepada karyawannya.

3. Penggantian Biaya Kesehatan

Ada beberapa perusahaan yang memberikan fasilitas penggantian di bidang kesehatan kepada karyawannya ketika mereka mengeluarkan uang untuk biaya pengobatan, obat-obatan, dan juga perawatan.

Namun, ada juga perusahaan yang telah memberikan fasilitas berupa tunjangan BPJS atau jaminan kesehatan lainnya bagi karyawannya.

Bagaimana Cara Agar Pengajuan Reimbursement Dapat Diterima?

1. Siapkan Dokumen Persyaratan

Perlu digaris bawahi sebelum melakukan pengajuan reimbursement, pastikan seluruh dokumen untuk pengajuan sudah lengkap. Umumnya, dokumen yang dibutuhkan berupa invoice, bukti pembayaran, dan lain sebainya. Untuk itu, simpanlah dokumen tersebut saat ingin digunakan nanti. Pastikan juga dokumen tersebut asli, dan simpan dengan rapi agar mudah ditemukan.

2. Lakukan Reimbursement Secepatnya

Cobalah untuk melakukan reimbursement secepat mungkin. Ini sangat penting, karena perusahaan juga membutuhkan waktu dan prosedur untuk memproses pengajuan dari karyawan lain.

Oleh karena itu, jangan menunda-nunda pengajuan saat perusahaan telah menetapkan tenggat waktu pengajuan pengganti dana. Ini juga dilakukan untuk meminimalkan risiko kehilangan bukti pembayaran yang ada.

3. Pahami Syarat dan Prosedur Pengajuan Reimbursement

Setiap perusahaan memiliki syarat dan prosedur reimbursementnya sendiri. Untuk itu, perlunya memahami dan mengerti dalam keadaan seperti apa reimbursement dapat dilakukan. Jadi, dapat dipenuhi dan diganti oleh perusahaan.

Jika persyaratan tersebut tidak dapat dipenuhi, kemungkinan besar pengajuan reimbursement tidak dapat diterima oleh perusahaan.

4. Hitung Ulang Pengembalian Dana

Jika reimbursement tersebut telah disetujui dan perusahaan telah melunasinya, coba hitung ulang dana tersebut. Jika jumlahnya tidak mencukupi, tidak perlu takut untuk bertanya kembali kepada pihak perusahaan dengan menyerahkan bukti pembayaran yang ada.

Menentukan Aturan Reimbursement Perusahaan

1. Tetapkan Kebijakan Proses Penggantian Dana

Buat kebijakan reimbursement yang mudah diikuti karyawan dan mudah dikomunikasikan dengan jelas kepada karyawan. Ini termasuk syarat, pedoman, dan jangka waktu dari tanggal transaksi hingga proses pengiriman.

Jika karyawan tersebut membutuhkan persetujuan sebelumnya atas pembelian yang dilakukan atas nama perusahaan, buatlah persyaratan lebih eksplisit. Untuk kepentingan dan kemanfaatan kedua belah pihak, buatlah kebijakan yang bernilai lebih rinci agar karyawan selalu dapat memastikan hal yang bisa atau tidak bisa diganti. 

2. Tentukan Biaya yang Dapat Diklaim 

Buat aturan jelas tentang apa yang memenuhi syarat sebagai bentuk penggantian valid. Pada umumnya, klaim yang memenuhi syarat merupakan biaya transportasi, biaya telepon, perlengkapan kantor hingga biaya untuk bertemu dengan klien.

3. Buat Sistem Reimbursement

Laporan terkait klaim reimbursement harus diserahkan dan diselesaikan oleh karyawan untuk diserahkan ke HR agar mendapatkan persetujuan. Sesuai dengan kebijakan sebelumnya, bicarakan hal-hal apa saja yang dibutuhkan saat melakukan reimbursement, seperti total pembelian, tanggal pembelian, nama penjual, dan informasi lengkap mengenai barang yang dibeli.

Selain itu, karyawan juga harus memberikan catatan pendukung klaim agar dapat direview dan disetujui, seperti kwitansi, laporan kartu kredit, invoice, dan hal lainnya. Agar lebih tertata, buatlah sistem terpusat, termasuk proses pengunggahan dan pengiriman bukti pembayaran, baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy.

4. Tetapkan Legitimasi Belanja

Tetapkan dan komunikasikan tenggat waktu untuk setiap laporan pengeluaran karyawan, seperti batas maksimal pengajuan klaim seminggu setelah tanggal pembayaran.

Berikan juga waktu kepada perusahaan untuk meninjau klaim dan memastikan karyawan mematuhi kebijakan yang ada. Dengan cara ini, perusahaan dapat berkomunikasi dengan karyawan jika terdapat dokumen yang tidak lengkap, pengajuan di luar kebijakan atau perbedaan-perbedaan lainnya.

Penutup

Berdasarkan penjelasana di atas, reimbursement adalah sistem penggantian dana oleh perusahaan kepada karyawan, di mana pengajuan penggantian dana dilakukan untuk mengganti seluruh dana yang dikeluarkan oleh karyawan dalam memenuhi segala upaya untuk kelancaran operasional serta aktvitas di dalam perusahaan. 

Penggantian dana wajib dilakukan karena bagian dari langkah untuk mensejahterakan karyawan, namun sistem pengajuan reimbursement masing-masing perusahaan tentunya berbeda-beda.