Dalam sebuah perusahaan, tentunya terdapat istilah SOP atau Standard Operating Procedure yang berfungsi sebagai tolok ukur dalam menjalankan operasional kegiatan perusahaan untuk kemudahan dalam mencapai target yang sesuai. Di dalam SOP tercantum serangkaian aturan, prosedural, serta alur kerja yang sengaja dibuat untuk kepentingan mendasar perusahaan.

SOP juga bersifat mengikat karena berfungsi pula sebagai pengatur sistem kerja perusahaan dan para pekerja agar dapat menjalankan tugas, kewajiban, serta tanggung jawab sesuai dengan aturan tertulis yang telah berlaku. Berikut ini merupakan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan dan perancangan SOP dalam perusahaan.

1. Pembentukan Skema Penerapan SOP

Sebelum Anda mulai memasuki tahap pembuatan SOP, ada baiknya jika hal tersebut diawali dengan membentuk tim yang berisikan orang-orang kompeten dalam perusahaan Anda sebagai wujud representasi dari masing-masing divisi agar informasi yang Anda terima terkait suatu divisi dapat ditampung dengan sebaik-baiknya.

Pembentukan tim juga berguna sebagai proses recalling untuk memperjelas masing-masing hak, tanggung jawab, serta kewajiban tiap-tiap divisi yang ada pada perusahaan. Hal ini bertujuan agar nantinya saat SOP selesai dibuat dan diimplementasikan dalam ranah perusahaan, agar terhindari dari berbagai miskomunikasi antar divisi.

2. Penentuan Sasaran dan Prosedural SOP

Masing-masing SOP memuat poin-poin yang berbeda antar divisi. Oleh sebab itu, Anda perlu melakukan kategorisasi berdasarkan deskripsi tanggung jawab dan kewajiban dari masing-masing divisi, sehingga penyusunan SOP dapat bekerja sesuai dengan standar dan kebutuhan yang diinginkan.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah terkait prosedural dari sebuah SOP yang di dalamnya harus tertera dengan jelas mengenai alur kerja, waktu serta lokasi berlakunya SOP tersebut.

3. Inventarisasi Kegiatan Tiap Divisi

Setelah melakukan penentuan sasaran, prosedural, serta alur kerja dari masing-masing divisi, Anda perlu melakukan inventarisasi atau pencatatan kembali terkait hal-hal apa saja yang berkaitan dengan operasionalisasi kegiatan perusahaan.

Tujuan inventarisasi adalah untuk menjelaskan serta menggambarkan konsep dari SOP itu sendiri secara detail untuk menghindari terjadinya miskonsepsi pada saat perumusan poin-poin SOP.

4. Perancangan Flowchart Mengenai SOP

Setelah inventarisasi dilakukan, Anda dapat menganalisis poin-poin dari rancangan SOP untuk perusahaan ke dalam bentuk flowchart, di mana fungsi dari flowchart ini untuk menggambarkan secara detail mengenai bagaimana nantinya poin-poin SOP tersebut dilaksanakan oleh masing-masing divisi.

Pada tahap ini, Anda perlu menuliskan poin-poin tersebut secara detail dan akan lebih baik jika hal tersebut dijelaskan secara langsung, sehingga mudah dipahami oleh masing-masing pihak.

5. Evaluasi dan Penetapan Rancangan SOP

Sebelum SOP resmi ditetapkan dan dilaksanakan oleh masing-masing divisi, terdapat satu hal lainnya yang perlu Anda perhatikan, yaitu melakukan evaluasi terhadap rancangan SOP. Evaluasi ini dilakukan untuk mendalami hal-hal mana saja yang sekiranya tidak relevan dan sesuai dengan alur kerja atau prosedural dari suatu divisi.

Dalam tahap ini diperlukan diskusi lebih lanjut yang dilakukan bersama tim, sehingga nantinya SOP yang ditetapkan tidak melenceng dari standar yang diinginkan serta untuk meminimalisir terjadinya kendala selama pelaksanaan SOP.

6. Monitoring Pelaksanaan SOP

Setelah SOP berhasil dilaksanakan selama satu periode yang ditentukan, perlu untuk melakukan monitoring untuk menampung hal-hal apa saja yang sekiranya berhasil dilaksanakan serta hal apa saja yang menjadi kendala dalam operasional kegiatan perusahaan. Selain kendala, monitoring juga bertujuan untuk menilai efektifitas bagian dari SOP yang telah dijalankan, apakah nantinya akan relevan jika dilakukan kembali atau tidak.